O surgimento do Pacote Office mudou completamente o mundo corporativo e as nossas vidas pessoais. Antigamente a maior parte das empresas produziam documentos e planilhas à mão e os dados eram armazenados em arquivos físicos muitas vezes inseguros. A chance de perder uma informação no papel era muito grande e as empresas passavam dificuldades com isso.
Quem não lembra dos boletins escolares? Para quem tem 30 anos ou mais vai lembrar que todos eram feitos no papel e os professores demoravam dias para fazer os boletins de todos os alunos. Quando as planilhas eletrônicas começaram a surgir – por volta de 1980 – ficou muito mais fácil produzir documentos e essas máquinas ganharam as empresas em pouco tempo.
Um dos primeiros computadores que faziam esse trabalho era o CP-500, que foi muito utilizado pelas empresas brasileiras. O software usado nessa máquina era o Visicalc, que foi a primeira planilha eletrônica do mercado. Ela permitia que as planilhas que estavam no papel fossem digitalizadas e gravadas em um disquete, facilitando muito a vida das corporações.
Logo depois que surgiram editores de textos – como o Word – e planilhas digitais, os computadores pessoais começaram a ganhar espaço no mercado também, já que os profissionais poderiam criar planilhas e documentos de casa e depois levá-los para suas empresas.
Alguns anos depois, a Microsoft se interessa por esse mercado e lança o Multiplan, um gerador de planilhas eletrônicas muito parecido com o Visicalc. O primeiro Multiplan não fez tanto sucesso assim, o programa só cresceu de verdade quando criou uma nova funcionalidade que não existia na época: a interface gráfica.
Com essa mudança a Microsoft resolveu também mudar o nome do seu programa de Multiplan para Excel 1.0. Hoje o Excel está em sua 16ª versão e seu uso é quase uma unanimidade nos computadores corporativos e pessoais. Além da versão para Windows, o Excel também tem versão para dispositivos móveis e para o MAC. O programa é um dos 9 que faz parte do Pacote Office, que é composto também pelo Microsoft Word, Access, PowerPoint e Outlook.
Conheça o Pacote Office e como começar no Excel
O Pacote Office foi criado pela Microsoft na década de 1990 e hoje os programas que o compõem são importantes ferramentas para escritório e de uso pessoal. O primeiro a ser criado foi o Word, um editor de texto que possui inúmeros recursos de formatação e configuração de documentos.
O outro componente do Pacote Microsoft Office é o PowerPoint, muito usado para apresentações visuais e aceita inclusão de vídeos, imagens, gráficos, textos e sons. O Access é uma importante ferramenta usada como um banco de dados e que também serve como base para a criação de outros aplicativos ou softwares.
O Outlook é um aplicativo para correio eletrônico. Por ele você pode enviar e receber e-mails, gerenciar contatos e armazenamento de e-mails, além de possuir uma agenda para horários e um calendário. O quinto elemento é o Excel importante ferramenta para realizar cálculos matemáticos, fórmulas complexas, criação de planilhas e gráficos, dentre outras funcionalidades que vamos ver a seguir.
O Excel é muito utilizado por profissionais da área financeira, como de compras e vendas, contabilidade, custos e controle financeiro em geral. Essas 5 ferramentas fazem parte do curso Pacote Office do portal Educamundo e são utilidades indispensáveis para as empresas e para o nosso uso pessoal. Para adquirir a última versão, que é o Pacote Office, você precisa comprar a licença de uso dos programas no site oficial da Microsoft.
Percebemos até aqui que esses aplicativos transformaram o mundo e hoje – depois desse grande processo de informatização – as empresas têm os seus dados armazenados de uma forma muito mais segura que antes. Além disso, a criação de planilhas e documentos acontece de forma mais rápida e fácil.
Para começar no Excel é bem simples: basta clicar no menu "iniciar" do seu computador, depois clicar em "todos os aplicativos" e procurar o aplicativo "Excel 16". Quando o programa abrir, você pode escolher uma planilha pré-moldada pelo próprio programa ou escolher uma planilha em branco.
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Dicas e truques para Excel
O Excel possibilita que o usuário faça muitas criações e mudanças na planilha através do teclado e de maneira rápida. Vamos conhecer aqui algumas dicas exclusivas que facilitará muito o seu uso no programa.
É possível selecionar linhas e colunas usando o teclado
Para selecionar linhas e colunas no Excel você não precisa do mouse e nem mesmo perder tempo em selecioná-las uma por uma. Para selecionar uma coluna inteira, basta clicar nas teclas "ctrl espaço". Para selecionar uma linha inteira, teclas "shift espaço".
Inserir novas linhas e colunas
Selecione a linha inteira (shift espaço) e aperte "ctrl +" e você adicionará uma linha inteira. Com as teclas "ctrl -" você apaga. Para adicionar colunas funciona da mesma maneira, primeiro "ctrl espaço" para selecionar uma coluna inteira e "ctrl +" para adicionar colunas e "ctrl -" para apagá-las.
Utilizar a soma automática
Mais uma dica para somar alguns números que estão nas células da planilha de maneira muito mais fácil, sem precisar usar fórmulas. Para isso basta selecionar todos os números que deseja somar e logo abaixo, na barra inferior do Excel aparece a soma dos números selecionados, quantas células estão selecionadas e a média delas. Legal né?
Essas e outras dicas estão no curso Pacote Office e também no Curso Online Excel – Básico e Avançado do Educamundo. No portal você encontra vários outros cursos online para aprimorar os seus conhecimentos.
Formatar planilhas e dados
Para quem usa o Excel com frequência é muito importante aprender as teclas de atalho para facilitar a criação e manutenção de planilhas. Muita gente acredita que formatar planilhas no programa é algo complicado, mas vamos mostrar aqui neste artigo que não.
O Pacote Office 2016 trouxe novas funcionalidades que auxiliam muito a formatação de planilhas e dados no Excel. Se você está com sua planilha pronta e deseja formatá-la, pressione as teclas "ctrl t" e a sua planilha ficará selecionada.
Quando a planilha está selecionada, aparece um mini ícone para a formatação da tabela. Nas últimas versões do programa as teclas de atalho "ctrl q" foram inseridas para facilitar ainda mais a formatação e o usuário não precisar tirar as mãos do teclado. As teclas "ctrl q" abrem esse mini ícone também.
Nesse mini ícone o usuário pode formatar a sua planilha ou tabela clicando em "tabelas" e depois "tabela" de novo que o Excel seleciona uma tabela padrão para formatar o seu documento. Feito isso a sua planilha estará muito mais organizada. Se o usuário desejar, pode ir na aba "design" e mudar o estilo da planilha.
Fórmulas básicas
Uma das principais funcionalidades do Excel e que muita gente usa é a realização de cálculos matemáticos, fórmulas e funções automáticas. O programa permite que o usuário faça adição, subtração, inversão, multiplicação, divisão, exponenciação e porcentagem.
Para começar a fazer qualquer uma dessas operações é preciso iniciar com um sinal de igual. Para realizar uma soma, por exemplo, é preciso escrever em uma célula "=1+2" e clicar "enter" que automaticamente o Excel vai calcular.
Para somar células que já existem também é possível. Por exemplo, na célula B10 está o número 9,5 e na célula C10 está o número 8. Para somar esses números basta inserir em outra célula o sinal de igual e clicar em cima da célula do primeiro número, depois inserir o sinal de mais e clicar na célula que contém o segundo número, clique na tecla "enter" e pronto, ele já calcula a soma dos dois números. A fórmula ficará assim "=B10+C10". Fácil né?
Depois disso, se você mudar o valor do primeiro ou do segundo número, o quadrante que contém a soma mudará o seu valor automaticamente. Muito legal!
Funções do Excel
Umas das facilidades do Excel também é a existência de funções no programa. Como é isso? Muito simples: se você precisar somar vários elementos contidos nas células, o Excel possui funções para facilitar nossa vida.
Ao invés de criar uma equação de soma com inúmeras células, como por exemplo "=soma C3+C4+C5+C6+…+C45+…", o Excel tem funções para agilizar esse cálculo. É só digitar em uma célula em branco "=soma(C3:C75)" e apertar "enter" que o programa vai somar todos os números que estão dentro desse intervalo de células.
Existem funções também para calcular a média de vários números e até mesmo testes lógicos. O Excel permite criar funções, operadores e fórmulas complexas para diversos tipos de trabalho. Bacana né? No curso online Pacote Office você encontra esses temas e muitos outros conhecimentos!
Introdução ao Access
Dentro do Pacote Microsoft Office encontramos também o programa Access, que é um gerenciador de banco de dados. A primeira versão, lançada em 1992, do programa da Microsoft era muito limitado e não permitia que o usuário trabalhasse com muitas tabelas ao mesmo tempo.
Em 2007 a empresa lançou uma outra versão do Access que suportava dados mais complexos e valores múltiplos. A última versão do programa, que é a que vamos aprender, foi lançada em 2016 e melhorou muito a sua interface gráfica e adaptou novos recursos.
Quando o usuário abre o programa Access, ele pode escolher em começar um banco de dados do zero ou escolher um dos arquivos pré-formatados de banco de dados desenvolvidos pela própria Microsoft.
Percebemos que os programas do Pacote Office têm um layout muito parecido. Na parte superior da tela encontramos uma barra de ferramentas que permite a formatação e configuração do arquivo, criação de novo documento, manutenção de tabelas, formatação de texto, design, dentre outros recursos.
Na área de trabalho do aplicativo o usuário pode desenvolver projetos, inserir dados, criar tabelas e formulários, fazer consultas e outras funções. Com o Access você pode trabalhar com mais de uma tabela, formulário ou outro objeto ao mesmo tempo.
Tabelas
Para criar uma tabela, clique na aba "criar" depois em "tabela". Com o botão direito do mouse você clica em cima do ícone da tabela que o programa criou, depois "modo design", escreva o nome da tabela que deseja salvar e clique em "ok".
Dentro da sua tabela você pode incluir conteúdos e escolher os tipos de dados. Quando se clica na coluna "tipo de dados" é possível perceber que há algumas opções como "texto curto", "texto longo", "número", "hiperlink", dentre outros.
Esses tipos de dados vão de acordo com o "nome do campo" que você preenche. Para dados numéricos, o tipo de dado é "número", se for um dado textual o tipo de dado é "texto curto" ou "texto longo" e por aí vai.
Para entender melhor como funciona cada uma dessas funções e como usá-las, recomendamos o Curso Online Pacote Office para você aprender a criar e manusear as suas tabelas do Access de forma aprofundada. No portal Educamundo você encontra também cursos online com certificado de diversas outras áreas do conhecimento.
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Formulários
Ainda na aba "criar" você encontra na barra de ferramentas os "formulários". Os formulários são usados para preenchimento de dados e para que o documento fique melhor visualmente.
Para criar um formulário padrão, basta clicar em "assistente de formulário" e seguir o passo-a-passo do Access. Após a abertura do formulário você pode mudar algumas configurações como adicionar imagem de fundo, mudar as cores etc.
Se você quiser fazer essas mudanças, só clicar com o botão direito do mouse em cima do nome do seu formulário. Depois clique em "modo design" e o Access vai abrir uma outra aba para mudança do layout. Se quiser criar um formulário do início, só clicar em "formulário".
Relatórios
Na mesma aba "criar" também é possível a criação de relatórios. O melhor é seguir o mesmo procedimento para a criação de formulários, clicando em "assistente de relatório" e ir escolhendo as opções que o programa oferece.
Todo o processo de mudança de layout do relatório é igual ao do formulário. Basta ir ao "modo design" e fazer as atualizações necessárias para que seu relatório fique organizado e com um estilo visualmente agradável.
Aprender Pacote Office é otimizar o trabalho
O Pacote Microsoft Office oferece bastante recursos para vários segmentos de atuação profissional. Diversas pessoas usam essas ferramentas e o trabalho é muito otimizado quando se sabe utilizar a maior parte dos recursos oferecidos pelos programas.
Se você quer dar um salto na sua carreira profissional, recomendamos o curso online Pacote Office do Educamundo. Com ele você vai deixar o seu trabalho muito mais organizado e seguro, além de aumentar as chances de boas oportunidades de emprego.
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