A administração do tempo é o ato de planejar, organizar e priorizar as tarefas do dia com o objetivo de aumentar a produtividade, com isso, atingir resultados melhores em um menor espaço de tempo.

Seja na vida pessoal ou corporativa, estamos sempre tomando decisões a respeito dos nossos recursos: finanças, alimentos, roupas, enfim, tudo o que supre as nossas necessidades. Mas há um tipo de recurso que está cada vez mais escasso, e a falta dele torna cada vez mais difícil administrar todos os outros: O tempo.

A sociedade contemporânea está cada dia mais preocupada com esse fator. Um bom exemplo são as instituições de ensino que promovem cada vez mais cursos online, numa clara demonstração que estão se adaptando a uma realidade onde o cidadão, por mais organizado que seja, dispõe de pouco tempo e precisa de flexibilidade para poder se aperfeiçoar profissionalmente. O ambiente de negócios também está inteiramente inserido no universo virtual, tanto para sua administração e gestão, como para atender melhor os clientes, que por sua vez, também não tem tempo disponível, portanto, quando querem algo, é “para ontem”.

A internet, criada para facilitar a comunicação neste universo todo, também acabou por nos levar uma boa parcela de tempo. São milhões de informações despejadas a cada segundo nas redes sociais, nos portais de notícias, blogs e tudo isso vem acompanhado de centenas de e-mails com ofertas, oportunidades, assuntos de trabalho, assuntos acadêmicos e tantas outras coisas que levam nossos preciosos minutos, muitas vezes, para o ralo.

O fato é que administrar melhor o tempo é um imenso desafio pessoal e profissional, e a má notícia todos sabemos: enquanto ainda tentamos nos organizar, o tempo não para. Por isso precisamos começar imediatamente a adotar as melhores soluções e hábitos para que o tempo não seja sempre um problema a ser corrigido, afinal, perdoem o trocadilho, mas viver parando para resolver problemas de falta de tempo, é uma grande perda de tempo.

Porém, apesar da urgência que o assunto pede, alguns especialistas afirmam que não adianta ficar desesperado, amargurado com pensamento de que o tempo não é suficiente. Uma pessoa em situação de estresse ou no meio de um emaranhado de afazeres não terá concentração suficiente para realizar uma boa análise da sua agenda, que é o primeiro passo para administrar melhor o tempo.

Análise da Agenda: O Ideal x O Real

Com calma, relaxe e analise sua agenda. A cada dia, defina o que é prioridade, o que pode ser adiado, e o que precisa ser descartado. Algumas coisas poderão criar um impacto na sua rotina, esteja preparado para lidar com um choque pessoal de realidade. Pode acontecer, por exemplo, de você descobrir que sua academia tenha que trocar o horário de atendimento, ou diminuir a quantidade de dias por semana que você a frequenta. Observe que acabamos de falar em prioridade, e prioridade não pode ser plural, ou acaba perdendo o sentido. Sua saúde continua sendo importante, mas ela também será prejudicada por uma agenda mal organizada, reflita se uma pedalada em outro horário, ou uma caminhada podem substituir a hora da academia, liberando um pouco sua agenda diária, e de quebra te livrando do trânsito.

Não se preocupe com o tempo que levará este primeiro planejamento, o resultado final precisa ser satisfatório, considere isso como um investimento.

Agenda: esse objeto revolucionário.

A alta tecnologia nos oferece agendas de várias maneiras, elas estão nos smartphones, e também nos celulares mais simples. Estão no Pacote Office ou no Google, por exemplo. E ainda tem a boa e velha agenda de papel, onde podemos, imaginem, anotar os compromissos (geralmente à caneta, outro objeto revolucionário).

Você já deve ter ouvido as expressões “era da informação” e/ou “era do conhecimento”. Essas são expressões que tentam definir de maneira adequada nosso atual momento na história da humanidade, ou somente na história do mercado. Mas seja qual for o nome que esteja vigente, estamos num momento onde há excesso de dados, somos bombardeados por informações relevantes e irrelevantes desde o momento em que abrimos os olhos pela manhã até o nosso descanso no final do dia.

Todas essas informações precisam de uma metodologia para serem absorvidas e aproveitadas. É humanamente impossível aproveitá-las somente com a nossa cabeça. Há um sem-número de decisões pequenas, médias e grandes que precisam ser tomadas, e ao mesmo tempo, algumas delas precisam de uma reflexão, uma atenção especial. É preciso dar atenção às pessoas com as quais vivemos, família, trabalho, faculdade, grupos sociais, etc. O que você acha? Podemos confiar no nosso cérebro para organizar e sinalizar na hora certa tudo o que temos que fazer? A agenda, independentemente do formato, é o elemento central de uma boa administração do tempo.

Mas saiba também que sua bonita agenda não pode ser apenas um elemento figurativo, ou um software bacana que você tem instalado no seu aparelho preferido. Colocar os compromissos lá, organizados por data e hora não é suficiente. É preciso contemplá-la e bloqueá-la de maneira que os dias não sejam todos tomados por compromissos, sem sobrar espaço para tomar decisões, colher os frutos dos compromissos, e também para que seu tempo pessoal não seja prejudicado. Uma agenda organizada e bloqueada para os excessos não ficará sobrecarregada e os compromissos agendados poderão ser cumpridos com qualidade.

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Organização Física

Além da agenda, também “perca” um pouco do seu tempo tratando da organização física do seu ambiente de trabalho. O bom e velho método japonês, conhecido como Programa 5S, traz boas dicas de organização, tendo como norte não guardar o que não precisa, ter tudo o que precisa no mesmo lugar sempre e manter sempre tudo limpo e organizado, para não precisar organizar novamente. Um país inteiro foi reconstruído com base neste método, o que certamente torna seu escritório ou quarto um desafio bem menor, não?

Atividade ou Produtividade?

Você tem aquela sensação de que está sempre apagando incêndios? Ou ainda chega no final do dia e a impressão é de que ele não “rendeu” nada? Você pode estar confundindo atividade com produtividade. Você pode ter excesso de atividades, mas sua produtividade, efetivamente pode não ser satisfatória, você pode produzir bem mais com muito menos atividades. Seguem algumas dicas:

Planeje

Sem planejamento, o dia ou a semana acabam por se perder em atividades que podem não ser necessárias para atingir uma boa produtividade. Distrações como telefonemas fora de contexto ou tempo excessivo gasto com checagens de e-mails, por exemplo, são facilmente eliminados com um bom planejamento.

Delegue funções

Líderes sofrem muito com a questão do tempo. Muitos são centralizadores e acabam acumulando atividades que poderiam perfeitamente ser executadas por sócios ou funcionários. Desapegar desta mania é difícil, mas é necessário e benéfico porque dá ao líder um tempo extra para refletir, fazer planos e novos negócios.

Diga não

A palavra não, apesar de negativa, não é ofensiva. Se você for “intimado” a realizar uma nova atividade, mas sabe que não haverá tempo hábil, não exite em negar a realização da tarefa, logicamente justificando com seriedade o porque de não poder realizá-la naquele momento.

Começou, termine.

Não passe para outra atividade sem ter terminado a primeira. Uma coisa de cada vez. Iniciar a mesma tarefa várias vezes é um dos maiores causadores de desperdício de tempo, e de dinheiro, no ambiente de trabalho. Há pessoas que insistem em desenvolver tarefas paralelas. Isso não funciona, sua produtividade nas atividades será cada vez menor.  

Um dia depois do outro

Essa é difícil de seguir, principalmente para quem trabalha de olho no relógio, cronometrando o tempo até o estacionamento ou ponto de ônibus para encarar o trânsito de volta: jamais saia do seu trabalho sem programar o outro dia.  Aos poucos, com essa consciência de antecipação do trabalho, você perceberá que a atividade que já está programada será muito mais rentável e produtiva, ao invés de chegar no trabalho pela manhã, e só então verificar quais são os afazeres. No final do dia, as tarefas não ficarão "espremidas" pelo tempo, e é bem provável que você as encerre uns minutos antes do final de expediente. 

Procrastinação e Precrastinação

Aí estão dois grandes pesadelos para a administração do tempo e da produtividade. A procrastinação é a mais conhecida. Um procrastinador é aquele cujo cérebro já tem uma desculpa programada para não iniciar ou dar continuidade a uma tarefa, e por isso, quase tudo é mais importante do que fazer o trabalho. Pode ser um e-mail que acaba de chegar, a cafeteira que está vazia, uma olhadela no grupo do WhatsApp ou a notificação do Facebook. O procrastinador apenas não percebeu que ele realmente não quer realizar a tal tarefa e fica adiando até que a entrega no último prazo, e de qualquer maneira. A procrastinação é um grande desafio a ser vencido, principalmente por quem trabalha em casa.

Uma boa dica para vencer a procrastinação é diminuir a unidade de contagem de prazo. Por exemplo, se você tem duas semanas para entregar um relatório, procure imaginar que tem somente 14 dias, e que estes dias não são corridos, afinal, ainda há o final de semana, o que reduz o seu prazo imediatamente para 10 dias úteis. A sensação de urgência o fará começar a trabalhar imediatamente.

Já o precrastinador é aquele que realiza muitas coisas de menor importância, e acaba adiando a entrega de um trabalho maior e mais complexo. Ele realiza mil pequenas atividades, como responder e-mails, rodar circulares de rotina, verificar o almoxarifado, enfim, tudo vira prioridade em relação ao tedioso relatório pedido pelo seu gerente.

O precrastinador é um imediatista, vitimado pela velocidade da vida virtual e da comunicação pela internet, sente-se melhor ao realizar atividades menores e mais rápidas.

Para combater a precrastinação, é interessante deixar um pouco a virtualidade de lado, desligar as notificações de e-mail do celular, por exemplo. Além de focar em terminar apenas a atividade que é designada como prioritária na sua agenda.

A Técnica Pomodoro

Um dos principais motivos para se administrar melhor o tempo é conseguir cumprir prazos, e com qualidade na entrega de tarefas, produtos e serviços. Tudo o que vimos até agora, planejamento, agendas, mudança de hábitos e de visão das nossas tarefas diárias tem por objetivo dar-nos condições de cumprir metas e prazos, cansando menos, produzindo mais e, consequentemente, vivendo mais.

Uma da melhores técnicas já inventadas para administrar o tempo é a Técnica Pomodoro, criada pelo italino Francesco Cirillo quando ele precisava render mais nas suas atividades da Faculdade. A técnica é bem conhecida entre estudantes, em especial para os que fazem cursos online, mas também já se mostrou ser muito útil na vida corporativa.

Como Funciona

Primeiro, crie uma lista de tarefas, coloque nela, por exemplo suas tarefas de uma manhã de segunda-feira. Pegue cronômetro e marque 25 minutos. Inicie as tarefas, e neste tempo dedique-se exclusivamente às tarefas que estão na lista, sem distrações ou interrupções (se possível desligue wi-fi e as notificações diversas no smartphone). Ao final dos 25 minutos, descanse 5 minutos ou mude de atividade. Ao final de quatro sessões de 25 minutos, faça um intervalo para descanso de 30 minutos.

Com esse método, você terá mais facilidade em estipular os prazos e em entregar o que for preciso nestes prazos. Pois você descobrirá quanto você consegue produzir em 25 minutos, e consequentemente em duas ou três horas de trabalho. Você vai saber exatamente quanto tempo leva para fazer determinada tarefa, e pode tomar decisões a respeito disso, se precisa de mais pessoal, de mais estrutura, etc. Outro fator importante: você atingirá um nível melhor de concentração e facilmente notará o que mais lhe distrai durante a execução de tarefas.

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As Armadilhas da Distração

Por falar em distração, uma pesquisa do site americano CareerBuilder divulgou as principais armadilhas que causam a falta de produtividade nos Estados Unidos, então vamos tratar de tirá-las do caminho, são elas:

Celular e mensagens de texto – tomam 50% do tempo útil

Trabalhar com o celular por perto não é prerrogativa de todas as atividades, quem precisa preencher planilhas, faturas, notas, fazer projetos não pode se dar a esse luxo.

fofoca 42%

A Rádio Peão, além de tumultuar e criar conflitos no ambiente, toma um tempo precioso dos colaboradores. Evite ficar tempo demais na copa, com a conversa informal que pode tomar o rumo errado e ainda tirar uma boa parte do seu tempo.

Internet 39%

Este é um dado que varia entre navegar por sites alheios e também problemas de servidores das empresas. Algumas empresas utilizam a regra que bloqueia os sites externos às suas atividades. Mas não podem fazê-lo no celular dos colaboradores.

Redes Sociais 38%

As Redes Sociais vão de heróis à vilãs em segundos, quando se trata de mundo corporativo. Heróis porque alavancam as vendas e estreitam as relações com os consumidores. Vilãs porque os colaboradores não conseguem desgrudar da olhadinha no Facebook, Twitter ou WhatsApp durante o expediente.

Fumar ou comer 27%

Nos anos 80, fumar era quase uma obrigação nos escritórios, com seus cinzeiros enormes nas recepções, portanto, fumava-se no próprio local de trabalho. Com as leis antitabagismo, os fumantes tiveram que se deslocar para “fumódromos” e áreas abertas, formando guetos onde discutem desde a situação política do país, até os mais recentes assuntos da mesma Rádio Peão. O tempo passa e ainda conta agora com o deslocamento até outro local para fumar. Já a comida nos postos de trabalho é um fator de grande distração e ainda desconforto para outros colaboradores. 

Colegas Barulhentos (tomam 24% do tempo útil)

Aí está um inconveniente que talvez o RH possa dar um jeito. Enquanto isso o amigo que fala alto ou não consegue se movimentar sem arrastar a mesa causa a irritação que atrapalha a produtividade dos demais.

Reuniões 23%

Reuniões custam dinheiro. Sim, porque também já cansamos de ouvir a expressão “tempo é dinheiro”, e portanto, o líder que não sabe conduzir uma reunião de maneira produtiva, acaba tendo que fazer mais reuniões, parando operação para tratar de assuntos que nem sempre precisam de uma reunião para serem resolvidos.

E-mails 23%

A sua caixa de e-mails está atualizada e limpa? Determinar um horário fixo para checá-la é uma boa maneira de evitar perder tempo com eles. Desligue as notificações de e-mails e perceberá que terá mais tempo para tratar de outros assuntos, ao invés de parar cada vez que chega um e-mail.

Portanto, não há milagres, pois não se pode ficar o tempo todo se organizando ou administrando questões de agenda. O ideal é equilibrar atividades e definir de maneira bem clara quais são importantes, quais são urgentes e quais podem realizadas com mais calma. Na vida pessoal, qualquer desequilíbrio pode afetar as relações humanas, estar sempre ocupado é um sinal de que sua agenda pessoal também precisa ser revista. Trocar de horários e atividades pode ser um bom começo para conseguir passar mais tempo com as pessoas que você gosta.

Dicas extras e práticas!

• Como admistrar melhor o tempo? Para administrar melhor o tempo é importante focar nas atividades prioritárias, evitando se desconcentrar, para isso é possível recorrer a algumas técnicas como o Pomodoro e também criar uma agenda com as atividades a serem realizadas e o horário para cumpri-las.
• Dicas para administrar o tempo no trabalho: "1. Utilize uma agenda de programação; 2. Inicie o dia pelas tarefas mais difíceis; 3. Evite fazer duas tarefas ao mesmo tempo; 4. Busque por ferramentas de gerenciamento de tempo; 5. Evite pausas frequentes para lanches ou cafés; 6. Cuidado com as conversas e distrações."
• Dicas para administrar o tempo no dia a dia: "1. Limite o tempo para cada atividade; 2. Não misture prazer com obrigações, tenha um horário para cada; 3. Acorde e durma cedo; 4. Regule seus horários de almoço e lanches; 5. Respeite seus horários fielmente, seja de lazer ou não."
• Dicas para administrar o tempo pessoal: A administração do tempo pessoal deve ser feita com base em um bom planejamento de metas, foco, disciplina e determinação de prazos, pois desta forma é possível manter um período de lazer sem preocupações com obrigações atrasadas.

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