Análise, controle e organização: essas são algumas ações essenciais e cotidianas no trabalho em estoques, seja de uma pequena ou grande empresa. Conhecido como almoxarifado, esse local é cada vez mais valorizado pelas corporações, justamente porque abriga todos seus produtos, materiais e insumos que serão comercializados e negociados.

Além de gestores e  líderes, o auxiliar de almoxarifado possui papel fundamental no funcionamento desse local, realizando várias atividades que demandam conhecimentos em matemática, informática e logística. Por isso, quanto mais preparado, maiores são as chances de conquista de um bom cargo – além da possibilidade de crescer na carreira.

Para atuar no almoxarifado é necessário recorrer a um curso de almoxarife e outros cursos online complementares, como das disciplinas que citamos e qualquer outra que seja agregadora ao currículo. Essa qualificação é plenamente possível caso o aluno conte com uma boa instituição para estudar, como o Educamundo.

Sucesso no portal, o Curso Online Auxiliar de Almoxarifado apresenta um panorama completo sobre a função. Você vai saber o que faz um auxiliar de almoxarifado e tudo sobre essa área em ascensão. Além disso, dá para recorrer a outros cursos a distância que valorizam sua capacitação e fortalecem seus conhecimentos.

A partir desse curso online, preparamos este artigo com algumas informações preliminares que vão lhe surpreender. Compreenda o que é estoque, como é realizado o controle, custos e organização de almoxarifado em geral. Ao final, conte para gente suas impressões sobre o conteúdo.

Como é realizado o controle de estoque?

Segundo a ENAP, estoque é toda e qualquer porção armazenada de material com valor econômico para a organização, reservada para emprego em momento futuro, quando se mostrar necessária às atividades organizacionais. Essa porção de materiais, produtos, insumos e opções de todos os tipos precisa ser mantida em um local seguro, limpo e organizado, para que estejam sempre com a máxima integridade e qualidade.

Além de estoque, tal espaço é tratado também como depósito, silo ou almoxarifado, denominado tecnicamente como o local de guarda e conservação desses itens, em suas devidas quantidades, com seus atributos preservados e movimentação (entrada e saída) eficiente. Todos os processos realizados no almoxarifado precisam ser registrados e só podem ser realizados por profissionais capacitados, como estoquistas, almoxarifes e seus auxiliares.

O controle de estoque pode ser oneroso para uma empresa, mas é extremamente primordial. É um procedimento que gera custos, mas desde que seja bem realizado, pode aumentar consideravelmente seus lucros e garantir boas transações. A manutenção de um estoque protege as organizações de oscilações de demanda e de mercado, ajuda a evitar atrasos, assegura economia nas compras e contribui até para oportunidades de investimentos.

De acordo com o Sebrae, essa organização de almoxarifado pode ser realizada seguindo três passos principais:

1. Registro da quantidade, custo unitário e custo total das mercadorias/ produtos vendidos no sistema;
    
2. Confirmação do saldo virtual em sistema com o estoque físico existe por meio de inventário;
    
3. Cálculo do saldo em quantidade, custo unitário e custo total das mercadorias/produtos que estão disponíveis no estoque.

O controle físico e financeiro depende de processos rotineiros realizados tanto pelo auxiliar de almoxarifado quanto por responsáveis por setores complementares, como contabilidade e logística. A partir das informações disponíveis em sistema, é possível saber o quanto é o valor de estoque atual da empresa, quais produtos devem ser repostos, quais estão estagnados, quais foram expedidos, etc. Nesse contexto compreendemos a necessidade de tornar todo o ciclo e movimentação totalmente informatizados.

Com o curso de almoxarife do portal, você tem uma noção exata do controle e organização de almoxarifado, além de desvendar todas as funções que devem ser realizadas pelo profissional atuante na área. Estudar com cursos online é vantajoso: são opções flexíveis, seguras e econômicas.

Inventários impressos e eletrônicos

Realizar inventários periódicos é uma das melhores formas de manter o controle de estoque. Tal ação tem importância essencial para qualquer empresa, pois alinha as quantidades dos produtos físicos com os disponíveis no sistema, o que ajuda tanto o setor comercial quanto o administrativo. Além disso, as normas de inventário devem seguir padrões estabelecidos pelas Normas Brasileiras de Contabilidade, avaliando todos os custos e o valor atual de investimento.

Um inventário é caracterizado pela contagem e conferência de item a item, um trabalho comum na rotina do auxiliar de almoxarifado. O nível de frequência varia bastante – pode ser anual, mensal ou semanal. Nos últimos casos, aplica-se geralmente o inventário rotativo, em que um apenas um nicho ou mix de produtos é escolhido para verificação.

Hoje em dia os inventários eletrônicos são os mais utilizados, justamente para otimizar o tempo e facilitar o trabalho dos funcionários. A versão impressa ainda é usual geralmente em empresas menores, como pequenas lojas e mercados. Em uma grande indústria que conta com milhões de insumos, essa prática torna-se impossível, por isso conta sempre com meios cada vez mais informatizados.

Quando ocorrem divergências – o que é comum – deve-se apurar a origem do problema e todo seu ciclo. Os fatores são diversos e em grande parte é por falta de documentação da movimentação do produto, seja na entrada ou saída. Sendo assim, além de compreender o que faz um auxiliar de almoxarifado, é imprescindível ter em mente que todas as suas ações precisam ser registradas, caso contrário podem ocorrer sérias adversidades.

A estagnação é péssima para qualquer carreira. Aprimore-se para se destacar na profissão e em qualquer empresa – há ótimos cursos online com certificado que podem lhe ajudar nesse objetivo.

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Custos de estoques e armazenagem

Estoques geram custos que vão além da compra e produção. Lembra que dissemos que a armazenagem é dificultosa para as empresas, por isso depende de processos equilibrados e analíticos? Pois é, nessa redoma incluem-se três categorias de custos:

1. Custos de carregamento, também conhecidos como custos diretamente proporcionais ao nível de estoque médio, decorrentes da necessidade de carregar ou manter os insumos. Exemplos: custos de espaço físico, perdas, furtos e roubos, depreciação, entre outros.
    
2. Custos de pedido ou custos de produção, tratados também como custos inversamente proporcionais ao nível de estoque médio, que se referem a custos de emissão ou ordens de compra, transporte, etc. É um valor fixo que permanece durante determinados períodos.
    
3. Custos independentes do nível de estoque médio, que vão além dos produtos. Podemos citar a manutenção geral do espaço do almoxarifado e toda a sua gestão, afinal, é necessário que o local esteja totalmente organizado, funcionando de modo eficiente frequentemente.

Além de presente no Curso Online Auxiliar de Almoxarifado, esse tópico é pertinente para áreas de finanças e comercial também. Se você pretende ascender na carreira e investir em ramos correlatos, vale a pena se inteirar nesse tema com nossos cursos a distância.

Layout e arrumação dos produtos no estoque

Uma das melhores maneiras de fazer a organização de almoxarifado é investir na arrumação por layout, definido na área logística como um planejamento físico do espaço visando a melhoria da localização, acessibilidade, manutenção e qualidade dos materiais, além da segurança e facilitação das atividades realizadas pelos trabalhadores do local.

Um bom layout considera alguns fatores principais de ordenação, como tamanho e altura de prateleiras e corredores, projeção de portas de entrada e saída, dimensões e características dos produtos, espaçamento e localização estratégica dos itens.

Entre as melhores dicas de arrumação de produtos podemos destacar:

• A atenção no tipo, estrutura e perfil do produto. Podem ser perecíveis, perigosos, com armazenamento especial e outros atributos que influenciam em sua ordenação – o que demanda um tipo específico de temperatura, umidade, ventilação, entre outros fatores;
   
• A organização por grupos e nichos, o que facilita a visualização e movimentação dos materiais, agrupando de acordo com categorias e garantindo um processo de entrada e saída eficiente;
   
• Atenção ao tamanho dos itens. Há opções pequenas e minúsculas que devem ser mantidas de modo especial, em caixas ou outras estruturas, assim como há materiais enormes que devem ser realocados em lugares especiais;
   
• Características do espaço. Muitos almoxarifados são reduzidos e precisam de uma organização impecável. A gestão do estoque deve ter total eficiência e produtividade, por isso o trabalho de ordenação e conferência realizado pelo auxiliar de almoxarifado é recorrente.

Dê um passo além e domine esse tópico de layout e ordenação com cursos a distância de qualidade, como o Curso Online Controle de Materiais‍ e o Curso Online Controle de Compras e Estoques‍.

Modelos de layout

Os modelos de layout mais convencionais são por sistemas de prateleiras ou pallets, utilizados desde indústrias a organizações públicas e privadas. Entre os aspectos físicos dos produtos armazenados, podemos considerar o peso, volume, fragilidade e forma. Já os conceitos químicos são perecibilidade, radiação, oxidação, volatilização, combustibilidade, explosividade e potencial de intoxicação.  

O auxiliar de almoxarifado deve seguir expressamente as normas de organização presentes no manual do depósito, assim como as orientações de seus superiores. Produtos dispostos em estantes e prateleiras devem ser separados por nichos, sempre complementares e semelhantes, independente de marca ou fabricante.

Dependendo do porte, do peso e dos fatores químicos, alguns itens devem ser isolados ou tratados de forma especial, dispostos em pallets de madeira. Vale salientar que em todos os casos é essencial uma identificação de cada setor, seja por letras, números ou outros sinais.

Nesse tópico percebemos a necessidade de um manual de almoxarifado completo, preparado tanto pelos responsáveis por esse espaço quanto pelo administrativo. Em nosso curso online há mais dicas sobre a estrutura e as características desse guia.

Conservação dos produtos

Tão importante quanto o armazenamento correto e a organização está a conservação dos produtos no estoque. No curso de almoxarife do portal você perceberá que há regras fundamentais para a correta disposição dos itens no local, para não misturar aqueles com características distintas e para facilitar o transporte e movimentação dos mesmos.

Atentar-se ao tempo e às condições é uma necessidade a todo gestor e auxiliar de almoxarifado, assim como manter os produtos sempre em suas embalagens originais, fechados com lacres ou selos de segurança. Também é crucial demarcar quando são tóxicos ou apresentam perigo, bem como os cuidados na ordenação e manipulação.

Se possível, uma boa forma de conservação é guardar os itens em caixas ou contêineres. Não convém deixar tudo solto, já que aumentam as chances de cair ou quebrar, furtos e desacertos no inventário. Além disso, há situações em que insetos e roedores podem danificar o item, um problema grave que deve ser evitado ao máximo – com limpeza e dedetizações recorrentes.

O controle deve ser feito de modo informatizado e registrado. As validades devem ser anotadas e conferidas sempre, assim como o número de lote e data de fabricação. Procedimentos como esse dependem de relatórios frequentes que devem ser preenchidos pelo auxiliar de almoxarifado e revistos pelos gestores locais para que sejam anexados junto à documentação do estoque.

Fique atento: o trabalho do almoxarife é totalmente analítico e metódico. Você deve se atentar a cada detalhe e não deixar nenhum dado de lado, evitando que adversidades aconteçam. Por isso é bom se aperfeiçoar com outros cursos online com certificado complementares ligados a ramos como informática, logística, vendas e até comunicação.

Arrumação e limpeza do local de estocagem

Se você gostou de saber o que faz um auxiliar de almoxarifado e está animado para seguir essa área, é essencial ter em mente também que as limpezas e arrumações serão frequentes, realizadas várias vezes ao longo do dia. Foi-se o tempo em que o depósito era visto como um local sujo, mau cuidado e insalubre. Hoje em dia, deve estar sempre impecável.

Portanto, a rotina diária de limpeza inclui a varrição de todo o espaço, sobretudo os corredores, assim como o recolhimento de detritos (papelão, metal, plástico, entre outros materiais) que devem ser colocados em lixeiras especiais para o reaproveitamento. Já as prateleiras e os produtos precisam estar livres de poeira e qualquer tipo de sujeira. 

A arrumação dos insumos pode variar constantemente, ainda mais em estoques que têm movimentações intensas. Outra rotina necessária é avaliar a condição de cada produto, já que algumas opções podem apresentar defeitos e problemas com o tempo. Essas são algumas atividades básicas comuns a praticamente todos os almoxarifados, sejam de pequeno ou grande porte. No segundo caso, geralmente há uma equipe de funcionários e cada um é responsável por um setor.

Auxiliar de almoxarifado: formação profissional e qualificação na área

A capacitação é o primeiro passo para conquistar uma boa vaga no mercado de trabalho. Se você gostou de saber mais sobre o cargo de almoxarife e está disposto a investir nessa profissão, comece aprimorando seus conhecimentos com o Curso Online Auxiliar de Almoxarifado.

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